How To: Das perfekte Feedbackgespräch

Communication is key! Ein regelmäßiges Feedbackgespräch kann sowohl für Vorgesetzte, als auch für Mitarbeitende eine Chance sein. Man spricht über die bisherige Arbeit, Erfolge, Kritikpunkte und Verbesserungspotenziale – was wurde bisher erreicht und wie soll es in Zukunft weitergehen? 

6 goldene Regeln für ein erfolgreiches Feedbackgespräch

Eine Studie der Yale Universität zeigt, dass konstruktives Feedback die Motivation und Leistung von Arbeitnehmer*innen um bis zu 17 Prozent steigern kann. Auf Stimmung und Leistungsbereitschaft von Mitarbeiter*innen wirkt sich positives Feedback sogar besser aus als rein monetäre Anreize wie eine Gehaltserhöhung. 

Damit das Feedbackgespräch zum Erfolg wird, gibt es ein paar wichtige Regeln zu beachten.

Hier kommen 6 hilfreiche Tipps für dich. Wie das richtige Teammanagement funktioniert, erfährst du hier.

1. Gute Vorbereitung & Struktur ist die halbe Miete

Wir kennen sie alle: Chaotische, unstrukturierte Termine, die uns leider das ein oder andere Mal in unserem Arbeitsalltag begegnen. Vor allem beim Personalgespräch ist ein strukturierter Ablauf jedoch immens wichtig. 

Der Termin sollte früh genug eingestellt werden, so dass beide Parteien genügend Zeit für die Vorbereitung haben. Die/der Vorgesetzte sollte alle nötigen Unterlagen, wie das Protokoll vom letzten Feedbackgespräch, festgelegte Ziele und Notizen, die während der Zusammenarbeit gemacht wurden, mitbringen. Wichtig ist auch, dass man sich im Vorhinein schon Gedanken macht, was man sagen möchte und dies niederschreibt – so verliert man im Laufe des Gesprächs nicht den Faden.

Eine Agenda, aufgeteilt in verschiedene Phasen, dient als Gesprächsleitfaden:

Phase 1: Analyse & Feedback

• Aktuelle Arbeitsaufgaben
• Bisherige Erfolge
• Zielerreichung
• Eventuelle Kritikpunkte
• Arbeitszufriedenheit

Phase 2: Planung & Ziele

• Veränderungen
• Aufgabenplanung
• Zielformulierung

Phase 3: Perspektive & Entwicklung

• Berufliche Perspektiven
• Persönliche Wünsche
• Entwicklungsoptionen
• Weiterbildung
• Förderplanung

Der Anfang und das Ende des Gesprächs sollten jeweils positiv sein. Hier kann man sich zum Beispiel für die gute Zusammenarbeit bedanken und dem Mitarbeitenden mitgeben, dass man sich auf die weitere gemeinsame Arbeit freut.

Key Takeaway: Eine gute Vorbereitung und Struktur macht das Gespräch für beide Seiten angenehmer und dient als roter Faden.

2. Ruhig bleiben & Empathie zeigen

Einer der wichtigsten Regeln lautet: Nicht emotional werden und so sachlich wie möglich bleiben. Schuldzuweisungen und Vergleiche haben hier nichts zu suchen – im Gegenteil: Empathie und die Wahrnehmung des Mitarbeitenden als Individuum stehen hier an oberster Stelle. 

“Das Geheimnis des Erfolges ist, den Standpunkt des Anderen zu verstehen.” – Henry Ford

Als Führungskraft sollte man sich in die Arbeitnehmer*innen hineinversetzen können. Nehmen wir an ein/e Mitarbeiter*in arbeitet seit Wochen unkonzentriert und es passieren ihr/ihm immer wieder Leichtsinnsfehler – was könnten die Gründe sein? Vielleicht stecken private Probleme dahinter, die belastend sind. Fällt einem so etwas auf, sollte man im besten Falle natürlich direkt mit der Person sprechen und nicht erst auf das Feedbackgespräch warten, wenn dieses noch in ferner Zukunft liegt.

Key Takeaway: Reden, reden, reden – das gilt nicht nur in einer guten Beziehung oder Freundschaft, sondern auch im Arbeitskontext.

3. Konstruktives Feedback auf Augenhöhe geben

Aus der Luft gegriffene Kritikpunkte werden beim Mitarbeitenden nicht ankommen – zu jedem der negativen Punkte sollte eine nachvollziehbare, beispielhafte Situation genannt werden (die im besten Fall noch nicht so weit in der Vergangenheit liegt).

Eine einfache Regel ist außerdem die Vermeidung von Formulierungen wie ‘du bist…’. Der Fokus sollte immer auf beobachtbares Verhalten gerichtet sein, also eher Begriffe, wie ‘du machst…’ oder ‘mir ist aufgefallen…’ verwenden. Der Grund dafür ist, dass Eigenschaften sich nicht verändern lassen – Verhalten jedoch schon.

Vorgesetzte und Mitarbeitende sollten sich immer auf Augenhöhe begegnen und auch so kommunizieren. Beide Parteien dürfen Kritik und Feedback äußern – Offenheit ist der Schlüssel für eine gute Zusammenarbeit.

Key Takeaway: Mit Beispielen untermauerte Kritikpunkte und ein offener Austausch sorgen für Verständnis und Vertrauen.

4. Anerkennung zeigen & Positives hervorheben

Man motiviert niemanden, wenn man nur Schwächen und Fehler anprangert. Man sollte immer mit den positiven Dingen und Stärken starten und erst danach auf die Fehler eingehen. Dabei sollten die Stärken aber stets im Vordergrund stehen, da sich Menschen vor allem durch positives Feedback entwickeln. Das Herumreiten auf Fehlern fördert wiederum eher ein Vermeidungsverhalten als eine Weiterentwicklung.

Durch Feedback, in Form von Lob und Anerkennung, erkennen die Arbeitnehmer*innen worin sie gut sind. Gleiches gilt bei fair vermittelter Kritik: Die/der Mitarbeiter*in wird daraufhin gewillt sein, die positiven Eigenschaften auszubauen und die negativ genannten Punkte zu verbessern.

Key Takeaway: Immer positiv bleiben und gute Arbeit loben – das motiviert und spornt die Mitarbeiter*innen an, sich weiterzuentwickeln.

5. Auf Wünsche & Bedürfnisse eingehen

Ein Feedbackgespräch ist nicht nur dazu da um Lob oder Kritik zu äußern, sondern für den Mitarbeitenden auch eine Chance, Wünsche und Bedürfnisse anzubringen. In diesem Fall sollte die/der Vorgesetzte die/den Arbeitnehmer*in in jedem Fall ernst nehmen und im Anschluss versuchen auf die Wünsche einzugehen und sie, soweit möglich, auch in die Tat umzusetzen. 

Sieht der Mitarbeitende dann in naher Zukunft Ergebnisse, steigert das das Vertrauen in die/den Vorgesetzte*n immens und die Zufriedenheit steigt. Und ein zufriedenes Teammitglied bedeutet in den meisten Fällen auch gute Arbeit.

Key Takeaway: Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ernst nehmen und soweit möglich geäußerte Wünsche in naher Zukunft in die Tat umsetzen.

6. Ergebnisse & Ziele festhalten

Im Anschluss des Gesprächs ist es wichtig, Ziele und Perspektiven für die weitere Zusammenarbeit festzulegen. Diese geben den Mitarbeitenden einen Ankerpunkt, den sie sich während der Arbeit vor Augen halten können.

Für das richtige Aufstellen von Zielen kann die SMART-Methode eine Orientierung geben: Spezifisch – Messbar – Attraktiv – Realistisch – Terminiert.

Wichtige Ergebnisse des Personalgesprächs, wie eben die definierten Ziele und andere Vereinbarungen, sollten unbedingt schriftlich fixiert werden. Der Zweck eines solchen Protokolls ist es, sowohl die/den Vorgesetzte*n, als auch den Mitarbeitenden nach längerer Zeit an die wesentlichen Punkte zu erinnern und die Niederschrift beim nächsten Gespräch als Grundlage für den gemeinsamen Rückblick zu nutzen.

Key Takeaway: Protokoll führen und Ziele aufschreiben – so kann man sich das Gesagte immer wieder vor Augen führen und als Grundlage für das nächste Feedbackgespräch nutzen.

FaziT Zum Feedbackgespräch

Will man als Vorgesetzte*r ein erfolgreiches Feedbackgespräch mit den Mitarbeitenden führen, ist Einfühlungsvermögen und Fingerspitzengefühl gefragt – schließlich spricht man mit einem Menschen und nicht mit einer Ressource. Dabei sollte man sich stets gut vorbereiten und einer klaren Struktur folgen – das erleichtert den Gesprächsfluss und macht den Termin für beide Seiten angenehmer. Im Anschluss nicht vergessen Ziele festzulegen, diese laufend im Auge zu behalten und den Mitarbeitenden bei der Erreichung zu unterstützen. 

So wird das nächste Feedbackgespräch garantiert zum Erfolg und bleibt auf beiden Seiten in positiver Erinnerung.

Ein Extratipp zum Schluss: Den Arbeitnehmer*innen auch zwischendurch positives Feedback und Anerkennung geben, wenn einem etwas besonders positiv auffällt – sie werden danach noch motivierter an die Arbeit gehen, versprochen!